Bundesweites Gutschein-System

Das bundesweite Gutschein-System ist gestartet. Ca. 100 Weltläden sind bisher dabei und wir freuen uns, wenn es noch mehr werden.

• Können Gutscheine teileingelöst werden?

  Nein, zum Start des Systems ist keine Teileinlösung möglich. Wird nach der Einführungsphase aber von vielen teilnehmenden Weltläden eine Teileinlösung gewünscht, kann das System um diese Funktion erweitert werden.

• Lässt sich der Barcode mit dem Kassenscanner scannen?

  Der Barcode lässt sich derzeit über das easyWLP- und das ReLoPOS-Kassensystem scannen. Für alle anderen Kassensysteme wird entweder der QR-Code über die Handy-App eingescannt oder die Gutschein-Nummer über das isi:cado Portal eingegeben. Die Abrechnung über das Kassensystem erfolgt dann separat.

• Kann man einen Gutschein-Verkauf stornieren?

  Der Gutschein kann über das isi:cado Portal storniert werden. Dort gibt es die Funktion “Gutschein stornieren”. Der Gutschein kann dann nicht mehr neu aktiviert werden.

• Was passiert, wenn ein Gutschein verkauft, aber versehentlich nicht aktiviert wurde?

  Das sollte auf keinen Fall passieren und jeder Weltladen sollte Vorkehrungen treffen, damit das verhindert wird (Schulung des Personals, sichtbare schriftliche Hinweise etc.). Denn in diesem Fall kann der Gutschein in keinem Laden eingelöst werden. Es besteht im Notfall die Möglichkeit, dass ein Laden, dem ein solcher nicht aktivierter Gutschein vorgelegt wird, den Weltladen-Dachverband kontaktiert, damit wir den Gutschein zuordnen und ggf. aktivieren können.

• Wie läuft die Abrechnung der verkauften und eingelösten Gutscheine?

  Die Abrechnung erfolgt monatlich. Weltläden erhalten dann jeweils eine Lastschrift für verkaufte und eine Gutschrift für eingelöste Gutscheine.

• Wie läuft die Bestellung von Gutscheinen und Werbematerialien?

  Zum Start erhalten alle teilnehmenden Weltläden ein Start-Paket mit 50 Gutscheinen (20 x 15 €, 20 x 25€, 10 x 50 €) sowie Werbematerialien für die Bewerbung im Laden (1 Poster, 1 Aufkleber, 50 Flyer-Karten und 1 Kartenhalter).

  Teilnehmende Weltläden können die Materialien über unsere Website nachbestellen. Die Materialien werden kostenlos zur Verfügung gestellt.

• Wie können wir unsere Mitarbeitenden schulen?

  Wir haben ein Schulungssystem, zu dem wir gerne Zugangsdaten und Testgutscheine zur Verfügung stellen. Bitte wendet euch an Stefanie Krass.

• Was bringt ein bundesweites Gutschein-System?

  Nicht zuletzt die Corona-Krise hat gezeigt, dass Innenstädte sich in einem tiefgreifenden Wandel befinden, von dem unmittelbar auch die dort angesiedelten Einzelhandelsgeschäfte betroffen sind. Einkäufe im Internet gewinnen an Bedeutung und mehr und mehr Menschen arbeiten von Zuhause aus, so dass immer weniger Menschen die Innenstädte aufsuchen. Einzelhändler*innen müssen ihre Kundschaft durch mehr Service und zusätzliche Angebote in die Innenstädte locken.

  Vor diesem Hintergrund stellt ein bundesweites Gutschein-System der Weltläden eine gute Möglichkeit dar, neue Kund*innen zu gewinnen und bestehende Kund*innen enger an sich zu binden. Die dadurch möglichen Umsatzzuwächse führen zu dringend benötigten steigenden Einnahmen bei den Handelspartnern im Globalen Süden.

  Ein bundesweites Gutschein-System für Weltläden ist mit verhältnismäßig wenig Aufwand und Kosten auf Seiten des Weltladen-Dachverbandes und der Weltläden zu realisieren. Dem gegenüber steht die große Chance, Weltläden in der Öffentlichkeit sichtbarer und als Einkaufsorte attraktiver zu machen. Für den Weltladen-Dachverband ergibt sich darüber hinaus eine Chance für eine zusätzliche Einnahmequelle und somit eine größere Unabhängigkeit von anderen Geldgebern. Das kommt letztlich der Weltladen-Bewegung insgesamt zugute.

  Ein bundesweites Gutschein-System der Weltläden hat das Potential, eine sehr große Wirkung für Handelspartner, Weltläden, Kund*innen und den Weltladen-Dachverband zu schaffen – durch eine vergleichsweise einfache Maßnahme.

• Auf welcher Technik basiert das Gutschein-System?

  Wir arbeiten für das Gutschein-System mit der Firma it-Werke Service GmbH in Lahr bei Freiburg zusammen. Als professioneller Gutschein-System-Anbieter verfügt die Firma mit ihrer Software isi:cado über eine langjährige Erfahrung in diesem Bereich. Der Auswahl des Anbieters ging eine gründliche Recherche zu verschiedenen Gutschein-Systemen voraus.

• Was ist der Aufwand für die teilnehmenden Weltläden?

  Im Vergleich zum erwartbaren Nutzen ist der Aufwand für Weltläden aus unserer Sicht gering. An technischen Voraussetzungen ist lediglich ein Smartphone (ausrangiertes oder gebraucht erworbenes Gerät mit Prepaid-Karte reicht aus) oder ein PC mit Internetanschluss erforderlich. Die Abläufe der Ausgabe bzw. Entgegennahme von Gutscheinen sind denkbar einfach. Wir unterstützen das Erlernen der Handhabung mit Veranstaltungen, telefonischer Beratung und verschiedenen Materialien.

• Kann das System in Kassensysteme integriert werden?

  Derzeit ist die isi:cado Software in die Kassensysteme easyWLP und ReLoPOS integriert. Weltläden, die eines dieser beiden Kassensysteme nutzen, können Gutscheine direkt darüber aktivieren und einlösen.

• Über welche Vertriebskanäle werden die Gutscheine verkauft?

  Im bundesweiten Gutschein-System werden die Gutscheine über drei verschiedene Wege in Umlauf gebracht:

  • Über den Verkauf im Weltladen: Weltläden erhalten Gutscheine von uns, die durch den Verkaufsvorgang im Laden aktiviert werden.
  • Online über einen Webshop, der durch die Weltladen-Service GmbH betrieben wird und auf den Weltläden - sofern erwünscht - verlinken können. So können Kund*innen unabhängig von Öffnungszeiten und dem Besuch im Weltladen Gutscheine kaufen und verschenken.
  • Durch den Verkauf an Großkunden wie z.B. Firmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen. Einige Anfragen in nennenswerter Größenordnung gab es in der Vergangenheit bereits. Dieser Verkauf läuft hauptsächlich über die Weltladen Service GmbH.
• Welche Gültigkeitsdauer werden die Gutscheine haben?

  Ein Gutschein wird jeweils für 3 Jahre gültig sein, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem er aus ausgestellt wird. Dies entspricht der gesetzlichen Regelung und hat folgenden Grund: Die Erfahrung anderer Gutschein-Systeme zeigt, dass ein gewisser Prozentsatz an Gutscheinen nie eingelöst wird. Nur, wenn diese Gutscheine nach drei Jahren ihre Gültigkeit verlieren, können wir deren Gegenwert, der von uns verwaltet wird, für eine Absenkung der Gebühren für euch sowie für Marketingmaßnahmen (siehe Wirtschaftlichkeitsrechnung/Umsatzerwartung) einsetzen.

  Da wir jedoch die Kund*innen nicht mit unflexiblen Gültigkeits-Regelungen verärgern möchten, schlagen wir eine großzügige informelle Kulanzregelung vor: Kund*innen, die nach Ablauf der Gültigkeit Gutscheine einlösen möchten, können diesen an uns einschicken und bekommen dann einen neuen Gutschein mit demselben Gutschein-Wert ausgehändigt.

• Wie sind die Umsatzerwartungen?

  Zur Einschätzung der möglichen Umsatzerwartung durch ein bundesweites Gutschein-System haben wir für die drei Vertriebskanäle Weltladen, online und Großkunden jeweils drei Szenarien (konservativ – realistisch – optimistisch) gerechnet. Von großer Bedeutung für die Akzeptanz des Systems bei den Kund*innen und damit für den Erfolg des Systems ist dabei eine möglichst große Zahl an teilnehmenden Weltläden.

  Hier findet ihr unsere Umsatzszenarien.

• Welche Gebühren und Einmalkosten werden für teilnehmende Weltläden anfallen?

  Für die Teilnahme am Gutschein-System fallen für die Weltläden einmalige Einrichtungskosten an sowie Transaktionskosten für jeden eingelösten Gutschein in Höhe von 5 % des Gutscheinwertes für Mitglieder des WL-DV bzw. 6 % für Nichtmitglieder, jeweils plus 50 Cent pro Gutschein. Für die Einmalkosten haben wir eine Staffelung nach Umsatzhöhe der Weltläden vorgesehen, um die unterschiedlichen Möglichkeiten größerer und kleinerer Weltläden zu berücksichtigen. Außerdem sollen diejenigen Weltläden, die von Anfang dabei sind, einen geringeren Einmalbetrag zahlen. Diese Übersicht fasst die Gebühren und die Einmalkosten zusammen.

• Gibt es Informationen zur Wirtschaftlichkeit des Systems?

  Die Kosten für die Implementierung des Gutschein-Systems lassen sich grob in die Kategorien Systemkosten (Anpassung und Einführung der Gutschein-Software, Schnittstellen zu bestehenden Kassensystemen), Werbekosten (inkl. Entwicklung Gutschein-Layout, Erstellung von Werbematerial, Social Media), Rechtsberatung und Notar (für die GmbH-Gründung, aber auch für das Gutschein-System selbst und die notwendigen Verträge) sowie Personalkosten einteilen.

  Zu Beginn des Projektes ist mit höheren Anfangskosten (Investitionskosten) zu rechnen, welche sich im Zeitlauf stark reduzieren. Die Werbekosten, insbesondere Printmaterialien, Anzeigen und Social Media, werden vor und direkt nach dem Start am höchsten sein und voraussichtlich in den darauffolgenden Jahren absinken. Hierfür haben wir in den ersten beiden Jahren jeweils rund 5.000 Euro Sachkosten eingeplant. Das ist für die Bewerbung des Systems relativ wenig, aber wir planen, nur sehr wenig Geld für Anzeigen und ähnliche kostenintensive Werbemöglichkeiten auszugeben, dafür aber umso mehr auf existierende Kanäle und Partner in der Kommunikation zu setzen. Wir gehen davon aus, dass die Einführung auch einen gewissen Nachrichtenwert hat, so dass einzelne Medien lokal oder auch bundesweit darüber berichten werden.

  Insgesamt lagen die Investitionskosten (ohne laufende Personalkosten) im Jahr 2021 bei rund 5.000 Euro. Im Jahr 2022 sind diese auf 16.000 Euro kalkuliert.

  Die Amortisation der Investitionen würden wir nach unserer Kalkulation im „realistischen“ Szenario bereits im Jahr 2023 erreichen. Die Personalkosten haben wir deshalb nicht mit eingerechnet, da diese bereits über die Mitgliedsbeiträge und die Lieferantenbeiträge erwirtschaftet werden. Dies ist der Grund, weshalb wir vorschlagen, dass Nicht-Mitglieder einen etwas höheren Gebührensatz bezahlen – weil die Mitglieder durch ihre Beiträge die Erstellung des Gutschein-Systems bereits mitfinanzieren. Auch die Kosten für Personal (vor allem für die Mitarbeitenden im Gutschein-Team und die extra für diesen Zweck eingerichtete Marketing-Stelle als Elternzeit-Vertretung) sind vor allem den beiden ersten Projektjahren zuzuordnen. Die administrativen Tätigkeiten nach der Implementierungsphase sind mit wenigen Wochenstunden zu bewältigen.      

  Im Gegensatz zu den Kosten lassen sich die Einnahmen durch die Gutscheinverkäufe deutlich schwieriger bestimmen. Hier können lediglich Annahmen über mögliche Umsätze in den nächsten Jahren getroffen werden. Nach unseren Berechnungen könnte der Dachverband demnach im realistischen Szenario rund 20.000 Euro jährlich durch die veranschlagten Gebühren einnehmen. Ab dem Jahr 2025 würde diese Summe deutlich auf 70.000 bis 80.000 Euro jährlich ansteigen durch nicht eingelöste Gutscheine. Das wäre dann auch der Zeitpunkt, ab dem eine Reduzierung der Gebühren angestrebt wird – sofern die hier prognostizierten Umsatz-, Kosten- und Einnahmenpläne sich als zutreffend herausstellen.

• Wer ist Träger des Gutschein-Systems?

  Träger des Gutschein-Systems ist die Weltladen Service GmbH, die wir im Jahr 2022 als Tochter des Weltladen-Dachverband e.V. gegründet haben.

• Gibt es Bedenken und Risiken?

  Folgende Risiken könnten den Erfolg eines bundesweiten Gutschein-Systems der Weltläden gefährden:

  Zu geringe Beteiligung der Weltläden: Für die Akzeptanz der Gutscheine durch die Kund*innen ist eine hohe Zahl an Weltläden, die sich am Gutschein-System beteiligen und möglichst flächendeckend über das Bundesgebiet verteilt sind, ausschlaggebend. Für den Start halten wir eine Zahl von mindestens 100 teilnehmenden Weltläden für erforderlich. Eine geringe Zahl könnte den Erfolg des Systems in Frage stellen und es in der Folge auch für weitere Weltläden unattraktiv machen, sich zu beteiligen.

  Probleme mit der Handhabung des Systems: Aufgrund der positiven Rückmeldungen in der Demophase können wir inzwischen bestätigen, dass die Nutzer*innen mit der Handhabung sehr zufrieden sind.

• Gibt es technische Unterstützung für teilnehmende Weltläden?

  Ja, es wird Unterstützung geben, die insbesondere in der Einführungsphase sehr umfassend sein wird.

• Kann man das bundesweite Gutschein-System parallel zu einem bestehenden, ladeneigenen Gutschein-System betreiben?

  Dem spricht nichts entgegen.

• Wie lange bindet man sich nach Anmeldung an das System? Also wie lang ist die Vertragslaufzeit?

  Eine Kündigung ist jeweils zum Jahresende möglich.

• Was müssen wir tun, um am Gutschein-System teilzunehmen?

  Weltläden, die bereits für das Demo-System registriert waren, schicken eine Mail an Stefanie Krass.

  Weltläden, die noch nicht registriert waren, können das hier tun und werden dann von uns kontaktiert.